Perlahan tapi pasti, Universitas Muhamamdiyah Kotabumi (UMKO) mulai memodernisasi seluruh hal yang berkaitan dengannya. Hal ini dibuktikan dengan mulai mengubah surat-menyurat manual menjadi elektronik.
Perubahan ini diharapkan banyak menguntungkan beberapa pihak diantaranya meminimalisasi penggunaan kertas (paperless), memudahan akses dalam penggunaan, lebih cepat dalam pencarian data, efektif dan efesiensi waktu pendistribusi surat, dan memberikan peningkatan kinerja bagi sumber daya manusia pengelola surat.
Kepala Bagian IT, Hartono, M.T.I, sekaligus pengembang aplikasi ini, ditemui di ruangannya mengatakan hal tersebut setelah selesai memberi bimbingan teknis pelaksanaan sistem informasi manajemen penomoran surat dan pengarsipan surat berbasis kode indeks Muhammadiyah, Senin (15/5/2023) secara daring.
Bimbingan teknis tersebut diikuti oleh staf fakultas dan universitas di lingkungan UMKO.
Aplikasi Manajemen Penomoran dan Pengarsipan Surat Berbasis Kode Indeks Muhammadiyah adalah sebuah aplikasi yang dirancang untuk membantu pengelolaan surat-menyurat dan arsip surat di organisasi Muhammadiyah.
Berikut adalah beberapa fitur yang dapat ditemukan dalam aplikasi tersebut:
- Penomoran Surat
Aplikasi ini dapat membantu pengguna untuk memberikan nomor urut pada setiap surat yang masuk maupun keluar. Nomor urut ini akan ditetapkan berdasarkan kode indeks Muhammadiyah yang sesuai dengan jenis surat yang diterima atau dikirim. - Kode Indeks Muhammadiyah
Aplikasi ini memiliki fitur kode indeks Muhammadiyah, yaitu sistem klasifikasi dokumen berdasarkan keputusan PP Muhammadiyah. Setiap jenis surat memiliki kode indeks tersendiri yang harus diterapkan pada surat tersebut. Fitur ini memudahkan pengguna dalam menentukan kode indeks yang tepat untuk setiap jenis surat. - Pencarian Surat
Aplikasi ini dilengkapi dengan fitur pencarian surat, yang memungkinkan pengguna untuk mencari surat berdasarkan nomor urut, tanggal, jenis surat, atau kata kunci tertentu. Fitur ini sangat membantu pengguna untuk menemukan surat dengan cepat dan mudah. - Arsip Surat
Aplikasi ini juga dapat membantu pengguna dalam pengarsipan surat. Setiap surat yang masuk atau keluar akan secara otomatis diarsipkan dalam aplikasi dan dapat diakses kembali jika diperlukan. Fitur ini membantu pengguna dalam mengelola dan menjaga kerahasiaan surat dengan lebih baik. - Notifikasi Surat Masuk
Aplikasi ini juga memiliki fitur notifikasi surat masuk, yang akan memberi tahu pengguna ketika ada surat baru yang masuk. Fitur ini sangat membantu pengguna dalam mengelola surat masuk secara lebih efisien dan tepat waktu. - Pengelompokan Surat
Aplikasi ini dapat membantu pengguna untuk mengelompokkan surat berdasarkan jenis surat atau departemen yang terkait. Fitur ini membantu pengguna dalam mengelola surat dengan lebih terorganisir dan efektif. - Integrasi dengan Sistem Lain
Aplikasi ini dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan dalam organisasi Muhammadiyah, seperti sistem keuangan, sumber daya manusia, dan lain sebagainya. Fitur ini memudahkan pengguna dalam mengintegrasikan dan memanfaatkan data dari sistem lain yang digunakan dalam organisasi Muhammadiyah.
Aplikasi ini diharapkan dapat memenuhi harapan semua pihak, dan memudahkan kinerja khususnya dalam hal surat-menyurat dalam lingkungan Universitas Muhammadiyah Kotabumi.