Dalam upaya meningkatkan efisiensi administrasi dan pengelolaan surat di lingkungan Universitas Muhammadiyah Kotabumi (UMKO), Kabag IT, Hartono M.T.I. berinovasi dengan menciptakan sebuah aplikasi inovatif untuk penomoran surat otomatis dan manajemen pengarsipan surat. Aplikasi ini dirancang untuk mempermudah tugas pimpinan dan pengelola teknis dalam proses pengelolaan surat dan meminimalkan risiko kehilangan atau kesalahan dalam pengarsipan.
Dalam sebuah acara sosialisasi yang diadakan pada hari Rabu (31/5/2023), aplikasi ini diperkenalkan kepada para pimpinan dan pengelola teknis dari berbagai instansi pemerintah dan swasta. Kegiatan ini dipandu langsung oleh, Hartono, M.T.I, selaku Kepala Bagian IT UMKO, sekaligus pengembang aplikasi yang diberi nama Transforma ini. Dalam acara tersebut, para peserta diberikan pemahaman mendalam tentang kegunaan dan fitur-fitur aplikasi penomoran surat otomatis serta manajemen pengarsipan surat yang terintegrasi dengan baik.
Transforma dikembangkan dengan kemampuan untuk memberikan nomor identifikasi unik pada setiap surat yang masuk atau keluar, serta mencatat secara otomatis tanggal dan waktu penomoran. Dengan menggunakan teknologi canggih seperti pelacakan surat keluar dan masuk, akses dokumen pihak terlibat, tanda tangan elektronik, fitur keamanan, serta kelebihan-kelebihan lainnya, aplikasi ini diharapkan dapat mempercepat proses penomoran dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan manusia.
Selain itu, aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur manajemen pengarsipan surat yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, mencari, dan mengelola surat secara digital. Dengan adanya sistem pengarsipan yang terintegrasi, surat-surat yang masuk dapat dengan mudah ditempatkan pada folder yang sesuai berdasarkan kategori atau tujuan surat. Hal ini akan meminimalisir kebingungan dan mempercepat akses saat mencari surat yang diperlukan.
Dalam sambutan sekaligus membuka kegiatan, Dr. Sumarno, M.Pd., Rektor Universitas Muhammadiyah Kotabumi menyampaikan, keuntungan dari aplikasi ini jika digunakan secara maksimal adalah pengurangan waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk memproses surat-surat, serta meningkatkan akurasi dan efisiensi pengarsipan, serta penghematan dalam penggunaan kertas dalam lingkungan UMKO. Pimpinan dan pengelola teknis juga akan memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap arsip surat, memungkinkan mereka untuk dengan mudah memantau alur surat-surat tersebut dan mengambil keputusan yang tepat dalam waktu yang lebih singkat.
“Peluncuran Transforma merupakan tonggak penting dalam upaya Universitas Muhammadiyah Kotabumi untuk memodernisasi sistem administrasi. Dengan teknologi yang ada, kita dapat memanfaatkannya untuk memperbaiki dan menyederhanakan proses administrasi, sehingga sumber daya manusia dapat digunakan dengan lebih efektif dalam menjalankan tugas-tugas yang lebih strategis.” tambah Dr. Sumarno, M.Pd.
Dengan peluncuran aplikasi ini, instansi dan perusahaan diharapkan dapat memperoleh manfaat yang signifikan dalam pengelolaan surat dan administrasi secara keseluruhan. Ini adalah langkah penting menuju efisiensi administrasi yang lebih baik dan penerapan teknologi dalam dunia bisnis dan pemerintahan.
Hadir juga dalam kegiatan, Dekan FKIP, Dr. Badawi, M.Pd., Dekan FHIS, Suwardi, S.H., M.H., Kepala Fakultas dan staf fakultas di UMKO, serta seluruh perwakilan dari tiap unit yang ada di Universitas Muhammadiyah Kotabumi.
